Organiser une conférence professionnelle : les points clés

1. Définir l’objectif

Dans un premier temps petit rappel, Qu’est-ce qu’une conférence professionnelle ? Il s’agit d’un évènement organisé par une entreprise qui va faire appel à un conférencier professionnel pour intervenir devant l’auditoire. Maintenant Il convient  de définir précisément quel est l’objectif d’une conférence? Plus précisément votre conférence, car il peut y en avoir de nombreux.

Booster ou remotiver les personnes présentes, les sensibiliser autour de questions primordiales (développement durable, gestion des déchets, diversité, handicap), mobiliser des équipes autour d’une nouvelle stratégie marketing, d’un nouveau système organisationnel, de présenter une nouvelle solution, un nouveau produit, de nouvelles formations, un nouveau produit, faire accepter un changement ou accompagner un projet innovant… Les raisons et objectifs sont multiples.

Dans tous les cas, il est néanmoins indispensable de bien réfléchir à cet objectif en amont afin de bien préparer la construction de son projet en dégageant une première ligne directrice. Pour vous aider, posez-vous la question suivante : qu’est-ce que je veux que le public fasse à l’issu de la conférence ?

2. Choisir la thématique

Une fois l’objectif défini, vous pourrez alors vous concentrer sur le thème à choisir, autre étape importante.

Esprit d’équipe, leadership, conduite du changement, gestion du stress … Une thématique se dégagera normalement assez naturellement et vous permettra d’avoir une première vision des possibilités qui s’offrent à vous. En effet, une conférence sur la sécurité ne s’articulera pas de la même manière qu’une intervention sur l’atteinte d’objectifs ou le marketing et ne fera pas appel aux mêmes profils d’intervenants. Bien que l’approche globale soit similaire, un intervenant pourra être plus pertinent qu’un autre sur un thème en particulier et garantir ainsi un impact fort sur les participants.

Pour s’assurer de choisir la thématique adaptée, vous pouvez vous poser la question suivante : quel message est-ce que je veux que l’auditoire retiennent à la fin ? Afin de vous guider dans votre réflexion, d’autant plus en cette période particulière, vous pouvez consulter les articles Après-crise sanitaire : 5 idées de thèmes de conférence ou 400 idées de thèmes pour vos conférences en entreprise.

3. Cibler le public

L’auditoire est un élément primordial à prendre en compte dans la préparation. En effet, il influera notamment sur la sélection de la salle, le matériel à prévoir, mais aussi sur la forme de l’intervention à prévoir.

Par exemple, une intervention destinée à tous les salariés de l’entreprise sera différente d’une intervention pour un service restreint ou un site particulier. Enfin, plus les informations concernant l’âge ou le sexe de l’audience et leur domaine d’activité (ingénieurs, managers, commerciaux…) seront précises, plus le conférencier pourra adapter ses propos afin d’assurer une meilleure résonance de son discours.

En effet, afin de garantir un impact fort sur les participants ou invités, il ne fera pas appel aux mêmes références s’il intervient par exemple devant un public de jeunes informaticiens ou devant des cadres supérieurs plus expérimentés. Réfléchissez également à l’équipe d’accueil si vous souhaitez qu’une ou plusieurs personnes soient présentes au moment de l’arrivée des participants, ce qui n’est bien sûr pas obligatoire (surtout dans le cas d’un nombre plutôt réduit de participants). Il peut s’agir de l’organisateur ou d’une toute autre personne.

4. Déterminer une date

Étape cruciale s’il en est, la date est souvent déterminée en amont en fonction de l’événement en lui-même. Néanmoins, il faut veiller à ne pas s’y prendre à la dernière minute pour s’organiser au mieux.

En effet, la plupart des intervenants ont souvent un emploi du temps chargé et il est donc important de les solliciter dès que possible. Généralement, il est recommandé de commencer sa recherche plusieurs mois avant afin de s’assurer d’avoir un éventail de choix le plus large possible. Si vous ne vous y prenez pas autant en avance, pas de panique ! Il est parfois encore possible de trouver des conférenciers quelques semaines seulement avant l’intervention. Mais, pour s’assurer de trouver le plus pertinent qui garantira le succès de votre événement, ne prenez pas de risque et commencez à vous organiser en amont, c’est la meilleure astuce pour que le plus grand nombre d’invités répondent présent à votre évent.

5. Prévoir son budget

Une fois que vous avez déterminé tous les points précédents, reste à se poser la question du budget que vous souhaitez allouer.

Pour ce faire, il convient de prévoir un budget global pour l’événement dans son intégralité. Ainsi, vous pourrez avoir une vision précise divisée par postes de dépenses avant de vous pencher sur la recherche d’un intervenant. Selon vos objectifs et le type d’intervenant souhaité, le budget à prévoir peut considérablement varier.

Pour vous donner une idée, vous pouvez consulter notre article « Quels tarifs pour un conférencier ?  » qui vous permettra d’orienter votre réflexion.

6. Réfléchir au format

La question du format est une étape importante et doit être mise en relation avec les participants et la ligne directrice de vos événements. Il existe différentes possibilités :

• Une intervention courte et « punchy » (une vingtaine de minutes) comme les TedX,
• Une conférence plus classique (30-45 minutes) tout aussi inspirante,
• Une conférence dite de contenu d’environ 1h à 1h30 qui s’apparente un peu plus à une formation ou un éclairage sur un sujet donné, 
• Un format immersif  rythmé par de l’audio et de la vidéo, ou avec des expériences interactives (comme les débats par exemple),
• Un discours sous forme de questions-réponses préparées en amont avec un animateur … 

Pensez aux éventuels documents à distribuer pendant la conférence, ou aux documents qui illustrent les propos pour une prise de parole plus imagée.

Notre conseil est d’organiser une conférence interactive, en effet il est fortement conseillé de prévoir un temps de questions-réponses à la suite pour que l’auditoire puisse échanger de manière plus informelle avec l’intervenant. Parfois, le conférencier pourra également vous proposer un format plus particulier en fonction de votre besoin et de son expérience. Il existe plusieurs types de conférences qui peuvent être variés et qui peuvent s’adapter à votre auditoire, en fonction du nombre de participants, il peut être intéressant d’envisager un débat, un colloque, une soirée, des réunions … Tout dépend du ton que vous souhaitez donner à votre événement et des participants. Un débat peut-être enrichissant et plus vivant, une conférence animée peut être parfaite pour inspirer…

7. Trouver un lieu

Comme nous l’avons vu, il convient au préalable de définir le public ciblé avant de se pencher sur le lieu de celle-ci. De plus, l’endroit dépend aussi de l’événement en lui-même. En effet, s’il s’agit d’une journée team building avec d’autres activités prévues en plus de la conférence, il faudra prévoir le lieu en conséquence.

Pour ce qui est de la conférence, il est préférable de prévoir une salle assez grande, avec de la place et bien insonorisée. Si vous disposez d’une salle adaptée (grande salle de réunion ou auditorium par exemple), alors vous n’aurez plus qu’à la préparer en s’adaptant aux participants présents.

Dans le cas contraire, il est possible de louer des salles de conférence. Pour vous aider, voici 2 articles qui détaillent ce point précis :

Où organiser une conférence en France ? et Les 10 points à vérifier pour louer une salle de conférence

8. Rechercher l’intervenant adapté

Se transformer en conférencier inspirant du jour au lendemain sans formation ni expérience est la chose à NE PAS FAIRE. En effet, conférencier est un métier qui peut s’apprendre via une formation, cependant l’expérience est le plus important et cela nécessite un certain temps avant d’avoir un niveau dit professionnel. Alors premier conseil, n’essayez surtout pas vous improviser conférencier pour votre entreprise. Cependant trouver l’intervenant idéal n’est pas non plus une démarche évidente, il est bien sûr toujours possible de solliciter son réseau ! Cela demande du temps et des connaissances. En ce sens, il est conseillé de se faire accompagner par une agence de conférenciers spécialisée comme WeChamp, organisateur parfait pour des conférences marquantes, afin de bénéficier de conseils de qualité et de son solide réseau. En effet, en faisant une demande via WeChamp, vous aurez accès à des profils variés de conférenciers. Et l’invité choisi donnera le ton de votre évènement ! Choisissez un profil inspirant en accord avec le thème que vous souhaitez aborder.

De plus, à la suite d’un échange avec un membre de l’agence pour cibler votre besoin, vous recevrez des propositions détaillées d’intervenants pertinents pour aborder la thématique choisie. Ainsi, cela vous permettra aussi d’être sûr d’avoir un conférencier impactant le jour J qui saura trouver sa place et s’adapter à son public. Enfin, cela vous fera aussi économiser un temps précieux qu’il sera possible de mettre à profit pour d’autres aspects organisationnels. Pour en savoir plus, découvrez notre article :

Comment choisir le bon conférencier?

9. Vérifier les aspects techniques

Une fois la salle et le conférencier trouvés, il faut alors s’atteler aux considérations techniques du projet. En effet, il est important de vérifier le matériel et la disposition au préalable puis sur place afin de permettre au conférencier d’arriver le plus sereinement possible. Plus vous anticipez l’organisation et les aspects techniques et plus les organisateurs seront sereins face à l’arrivée de votre événement.

En amont, il est également conseillé d’échanger avec les intervenants pour vérifier s’ils ont besoin de dispositifs particuliers (micro, écran…) mais aussi pour leur faire part d’impératifs particuliers (timing, vidéo…). En effet, un débat ne se mène pas de la même manière qu’un colloque ou encore qu’une conférence au format plus classique. Si tout est bien préparé, il y a alors de grandes chances que tout se passe bien par la suite.

Néanmoins, un imprévu est toujours possible et peut venir perturber la ligne directrice préalablement définie. Mais pas de panique, il est toujours possible de s’adapter en gardant son calme. Pour vous assurer de ne rien oublier, découvrez nos conseils sur : les éléments techniques à ne pas oublier dans la préparation d’une conférence.

10. Assurer une communication pré et post conférence

Même si la conférence est à destination de vos salariés, il est néanmoins indispensable de communiquer autour de l’événement, notamment en publiant du contenu en interne ou sur les réseaux sociaux. En effet, en faisant découvrir un peu plus en détail le profil du conférencier, cela éveillera la curiosité de vos collaborateurs et leur permettra également parfois de préparer des questions spécifiques. Une sorte de publicité ciblée qui saura donner envie aux invités de se rendre à votre évènement.

Par la suite, il est aussi important de continuer à communiquer après l’événement. En effet, cela est non seulement l’occasion de remercier une nouvelle fois le conférencier mais aussi d’assurer une visibilité sur long terme qui marquera les esprits de l’auditoire et des invités. À chaque entreprise ses outils pour communiquer, les réseaux sociaux peuvent être un bon moyen pour partager des visuels, des vidéos ou de courts posts.  À vous de faire les choix en fonction du cadre que vous souhaitez fixer.

11. Visioconférence ou présentiel : que choisir ? 

Avec le COVID 19, l’évènementiel a dû se transformer. Il est donc très courant aujourd’hui de remplacer les events en présentiel par de la visioconférence. En effet une grande partie de la population disposant d’une caméra vidéo sur son ordinateur, il existe de nombreuses solutions pour organiser un event à distance en visio avec ses salariés ou clients, et ce que vous organisiez un colloque, une conférence, des réunions, une soirée animée ou des débats. Cette solution a permis à des millions de salariés de se retrouver lors des différents confinements. De nombreux logiciels professionnels permettent par exemple de créer des salles de discussion, ou encore des sondages rendant l’évent plus dynamique que les solutions de visioconférence des années 2000.

Enfin il existe aussi la solution du format plateau TV. Il s’agit d’organiser votre event comme un JT dans lequel différents intervenants se succèderont. Le système est simple, votre séminaire est enregistré en format audio et vidéo, et retransmis sur le web en direct ou différé sur les plateformes ou réseaux sociaux que vous souhaitez. De l’autre coté les participant se connectent à une visioconférence classique, il n’y aura aucun achat de produit ou de solution spécifique à fournir au public invité. Même si le format visioconférence est très répandu, et que la technologie permet d’avoir du format audio et vidéo de qualité de plus en plus immersif, notre conseil reste dans la mesure du possible d’aller vers un event en présentiel. En effet depuis 2020 la visioconférence est devenue omniprésente et souvent trop fréquente dans nos usages professionnels. Il est donc très apprécié de se rencontrer « en vrai » si l’on souhaite marquer les esprits. Colloque, débat, soirée, conférence ou séminaire n’auront que plus de saveurs.

12. Conclusion

Voici donc tous les points clés à suivre pour réussir une conférence professionnelle. En respectant toutes ces étapes, vous aurez la garantie de construire des événements réussis qui marqueront les esprits de l’auditoire. Que cela soit dans le cadre d’un séminaire, d’une réunion ou autres, faites appel à l’agence spécialisée WeChamp pour vous accompagner dans vos démarches. Ce faisant, vous économiserez du temps et de l’argent tout en bénéficiant d’un service de qualité qui vous permettra de trouver un conférencier adapté à votre besoin. Si vous souhaitez organiser un évènement  digitale notre agence vous accompagnera aussi. Il ne vous reste qu’à vous lancer dans l’organisation !

A lire aussi :

• L’utilité d’un  conférencier bien-être
•  Les grands thèmes pour une conférence en entreprise