Les 10 éléments à prendre en compte lors du choix d’une salle de conférence

Il est important de penser aux éléments qui impacte le message lors de la préparation d’une conférence. La salle est un des points primordiaux à ne pas négliger, tout comme les éléments techniques. Quels sont donc ces paramètres à prendre en compte  ?

Les points importants à ne pas négliger :

  • La salle doit être adaptée au nombre de participants, la taille du public aura un impact sur la salle à choisir et le matériel nécessaire au bon déroulement de la conférence. Veillez à ce que la salle puisse accueillir l’ensemble des participants et qu’ils ne soient pas les uns sur les autres. Ou au contraire, que la salle ne semble pas vide par rapport à sa capacité d’accueil.
  • Une assise confortable est essentielle, en effet, la conférence est un moment durant lequel le public écoute une personne pendant une longue période. Il est important que l’attention des participants soit maximale, une mauvaise installation va perturber l’auditoire qui sera mal à l’aise et par conséquent moins réceptif au message transmis.
  • Conférence WeChampLa disposition des sièges présent dans la salle doit permettre à l’organisateur de pouvoir se déplacer afin de transmettre un micro durant la séance de questions/réponses par exemple. Une allée centrale est généralement conseillée. De plus, l’agencement des sièges est lui aussi primordial. Il est préférable de les disposer afin d’optimiser la visibilité du public (par exemple en quinconce).
  • Il est important d’avoir une salle adaptée à l’événement et à l’entreprise. En fonction de l’activité, des participants ou du poste, certaines entreprises vont privilégier un type de salle en particulier comme des lieux atypiques ou encore des hôtels luxueux. Par exemple si le groupe doit travailler après avoir assisté à la conférence, il est préférable d’avoir une salle disposant de tables rondes.
  • La distance entre le conférencier et l’auditoire doit être adaptée. Elle doit par exemple permettre une connexion par le regard pour que tous les participants se sentent connecté avec le conférencier. Il est préférable que celui-ci ne soit pas trop éloigné par rapport aux participants. Par ailleurs, il faut également veiller à ce que le conférencier ne soit pas trop proche de l’auditoire pour ne pas entrer dans la zone de confort du public du premier rang.
  • La salle doit être accessible à tous, que ce soit pour un conférencier ou pour le public. Veillez par exemple à ce que les personnes en situation de handicap puissent accéder à la salle ou à l’estrade grâce à des accès adéquats.
  • Organiser une conférence dans un lieu externe à l’entreprise pour sortir du cadre du travail. Un lieu neutre permet de délaisser les conflits et préoccupations que peuvent retrouver les salariés en entreprise. Ainsi ils seront plus à l’écoute et ouvert au message transmis par le conférencier. Un lieu neutre impacte fortement l’événement en le rendant plus marquant. Cet environnement différent permet aux participants d’être plus à l’écoute. Sortir du cadre de l’entreprise permet de valoriser les salariés.
  • Prendre en compte les nuisances sonores. Il est indispensable que la conférence ne soit pas perturbée par des bruits extérieurs. Vérifiez que la salle soit bien insonorisée et que les portes et fenêtres ne laissent passer aucun bruit pouvant déranger l’auditoire. En effet, il arrive que plusieurs séminaire se déroulent en même temps et sur le même lieu. Il faut donc veiller que les activités d’un séminaire d’une autre entreprise ne dérange pas la conférence.
  • Ne pas négliger l’environnement ambiant dans la salle. Si la salle dispose de fenêtres vérifiez quelles soient équipées de rideaux.  Le support diffusé par le conférencier pourrait être mal perçu si la luminosité extérieure est trop forte. De la même manière, si la climatisation est mal réglée, et qu’il fait trop froid ou trop chaud, la conférence peut vite devenir un moment désagréable.

 

Conclusion

Le choix de la salle d’une conférence ne se fait pas par défaut, elle ne doit pas être choisi au hasard. Malgré qu’ils aient l’air de détails anodins, de nombreux éléments peuvent perturber et nuire au déroulement des conférences s’il ne sont pas anticipés. Pour accompagner les entreprises dans leurs choix WeChamp propose de nombreux conseils pour organiser une conférence. Préparer une conférence en amont permet d’anticiper et modifier les éventuels éléments parasites.

2019-06-27T11:06:17+00:00