9 conseils pour organiser une conférence dans un contexte de crise sanitaire

9 conseils pour organiser une conférence dans un contexte de crise sanitaire

La crise soudaine du Coronavirus a impliqué de modifier dans l’immédiat notre façon d’organiser nos conférences en entreprise. Grâce au digital, la mise en place de visioconférence était apparue comme la solution de secours. Cependant, le manque de contact humain bénéfique à la transmission du message souhaité, rend celui-ci beaucoup moins impactant auprès de vos collaborateurs.

Le 2 juin, suite au dernier discours du Premier Ministre, beaucoup d’interdictions ont été levées. Cette allocution nous permet d’envisager concrètement la possibilité de nous réunir à nouveau en entreprise, sous certaines conditions.

En effet, il est de nouveau possible d’organiser des mariages. Les écoles et lycées sont réouverts, tout comme les bars et restaurants, ainsi que les théâtres et cinémas le 22 juin. Par conséquent, il n’y a plus d’interdiction de se réunir pour une conférence en entreprise.

De plus, dans un moment charnière comme le déconfinement, les conférences sont pertinentes car elles sont un excellent moyen de recréer une cohésion de groupe entre vos salariés à l’issu de cette crise inédite.

Voici donc 9 conseils pour organiser une conférence en toute sécurité suite au COVID-19 :

1 – Préparation et aération de la salle

Dans le cas où votre salle dispose d’ouvertures vers l’extérieur, il est conseillé d’aérer pendant au moins 15 minutes toutes les trois heures. Pensez donc à aérer avant et après la conférence afin de renouveler l’air qui circule dans la pièce. De plus, il est conseillé d’éviter l’utilisation de la climatisation si la salle dispose de cet équipement car un système de ventilation pourrait être vecteur de propagation du virus.

2 – Nettoyage de la salle 

Si la conférence se déroule dans vos locaux, il est important de nettoyer une fois par jour les salles de réunion de ce type à l’aide de produits adaptés tels que des lingettes antibactériennes ou bien des produits virucides. Attention à ne pas confondre nettoyage et protocole de décontamination. Vous devez par exemple nettoyer les accoudoirs et les poignées de portes mais aussi les appareils informatiques, télécommande du vidéo projecteur, ainsi que les micros etc.

3 – Prévention des risques pour vos salariés

Gel hydroalcoolique - 9 conseils pour organiser une conférence dans un contexte de crise

La mise à disposition d’une borne de gel hydro-alcoolique à l’entrée permettra à vos collaborateurs de se désinfecter les mains avant de prendre place dans la salle. Se nettoyer les mains fait partie des gestes barrières basiques et pourtant, ils font la différence. Vous pouvez également prévoir la prise de température à l’entrée afin de limiter au maximum les risques et d’identifier les éventuelles personnes pouvant avoir contracté le virus.

4 – La distanciation sociale

Le choix d’une salle de conférence participe à la réussite de votre événement, c’est d’autant plus vrai suite au Coronavirus. Dans un souci de distanciation physique, la superficie d’une salle doit être adaptée au nombre de personnes que vous souhaitez convier à votre événement. En effet, il est demandé de garder 1m de distance soit 4m2 autour d’une même personne. Dans le cas d’une salle où l’espace réservé au public est de 200m2, on pourra accueillir 50 salariés (Calcul : 200/4). Pour cela, il faut condamner un siège sur deux.

Par exemple pour un auditorium disposant de sièges fixes, vous pouvez avec un ruban de signalisation, des affiches posées sur les assises ou des bandes adhésives mettre en évidence les places où il est possible de s’assoir ou non. Dans le cas d’une salle avec des chaises que l’on peut déplacer, il suffit de modifier sa disposition pour être à une distance suffisante les uns des autres.

5 – La gestion des flux

Sens de circulation - 9 conseils pour organiser une conférence dans un contexte de criseAfin de savoir combien de personnes sont présentes dans la salle, il est utile de disposer des compteurs à l’entrée. Ce dispositif vous permettra de gérer les flux dans le respect des mesures de distanciation sociale.

Dans le cas où la conférence est organisée dans vos locaux, votre capacité d’accueil peut être limitée en nombre de places. Pour faciliter l’organisation de celle-ci, vous pouvez par exemple mettre en place une inscription quelques jours avant le déroulement de votre événement afin de limiter le risque d’affluence.

Dans la mesure du possible, il est préférable de privilégier les salles qui disposent d’une entrée et d’une sortie. Ainsi, cela facilitera la mise en place d’un sens de circulation à l’aide de marquages au sol. Ce dispositif permet d’éviter les croisements entre vos salariés.

De plus, pensez à laisser les portes ouvertes au moment de l’entrée et de la sortie du public afin de limiter le contact avec cette surface et donc les risques d’exposition au virus.

6 – Accueil du conférencier

Avant son arrivée, il est important que le conférencier soit mis au courant des règles sanitaires en vigueur dans votre entreprise afin qu’il puisse les respecter dès son arrivée.

Dans certains locaux, un intervenant extérieur à la société doit passer un contrôle de sécurité impliquant une transmission de document. Simplifier ce genre de démarche en amont permet de limiter les risques de transmission du virus. Par exemple, vous pouvez demander au conférencier d’envoyer une copie de sa pièce d’identité par mail la veille de l’événement.

7 – Le port du masque pour le conférencier

Pendant son intervention, il est préférable que le conférencier ne porte pas de masque pour faciliter la compréhension de son propos mais aussi la transmissions des émotions liées à ses expressions faciales.

Il faudra donc prévoir une distance d’au moins 3 mètres entre le conférencier et le public. De plus, au-delà de la compréhension, le message transmis sera plus impactant.

Concernant le questions/réponses après la conférence, le public a en général l’occasion de poser des questions au conférencier via l’utilisation d’un micro qui passe de main en main. Dans le contexte actuel, essayez au maximum de ne pas utiliser de micro afin de réduire encore le risque de transmission du virus.

8 – Prévoir un peu plus de temps

Timing - 9 conseils pour organiser une conférence dans un contexte de criseEn effet si vous êtes l’organisateur, pour le bon déroulement de votre événement dans le respect des mesures de sécurité, il vous faudra prévoir en amont un peu plus de temps pour l’organisation de la gestion des flux, et la préparation de la salle.

Concernant la durée de la conférence pour les participants, la prise de température et le comptage, nécessitent quelques minutes en plus que pour une conférence classique. Pour pallier cela, vous pouvez par exemple proposer une durée de conférence un peu plus courte (45min au lieu de 1h) et ainsi, permettre à vos équipes de ne pas prendre plus de temps pour assister à la conférence qu’en temps normal.

9 – Organiser une conférence en plein air

Et pourquoi pas ? Dans le cas où vos locaux disposent de jardins et de la superficie nécessaire pour accueillir ce type d’événement, c’est une manière insolite de réunir vos salariés après avoir été confinés. Ce cadre permet de donner une dimension inédite à votre évènement et de le rendre plus marquant dans l’esprit de vos salariés tout en réduisant le risque de transmission du virus. Cependant, il faut penser aux contraintes météorologiques et techniques que peuvent impliquer un tel choix. Par exemple, si le conférencier souhaite projeter un support, il faut veiller à ce que celui-ci soit visible par le public avec la lumière du soleil.

Pour conclure

Il n’y a pas d’interdiction d’organiser une conférence en ce contexte de déconfinement. Néanmoins, il est important de prendre connaissance des règles et précautions nécessaires afin de les appliquer. Le but étant de limiter au maximum les risques de propagation du virus et d’assurer la sécurité de tous.

Dans ce contexte, une conférence permet à vos salariés de se réunir à nouveau et de recréer une dynamique collective favorable à la performance, tout en continuant de vivre des moments propices au partage et à la convivialité.

Si vous souhaitez des conseils pour organiser une conférence, n’hésitez pas à nous solliciter.

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