Comment choisir la bonne agence de conférenciers

Même si l’environnement concurrentiel pousse les agences de conférenciers à mettre en avant le plus grand nombre de conférenciers ou leur ancienneté, cela n’est pas toujours synonyme de disponibilité ou bien que vous obtiendrez les conseils recherchés.  Voici nos réponses à quelques questions récurrentes pour vous aider à choisir l’agence de conférenciers qui correspond à vos besoins.

1-Dois-je passer par une plateforme en ligne automatisée ? 

plateforme conferencier choisir une agence de conferenciers

Si certains clients organisent leur conférence 5 mois à l’avance, beaucoup d’autre le font plus tardivement, voir seulement quelques semaines avant la date de l’évènement.  Plusieurs agences de conférenciers proposent donc aux clients de gérer leur recherche de conférencier seul, en accédant rapidement à un catalogue en ligne et en entrant directement en contact avec eux. L’avantage de ces plateformes est qu’en entrant quelques critères comme votre budget, ou une thématique, vous avez accès en quelques secondes à une liste de conférenciers auxquels vous pouvez envoyer un message.

Cependant ces plateformes ont aussi des inconvénients. choisir agence conferenciersPremièrement, les profils des conférenciers ne sont pas forcément à jour car ce sont souvent les conférenciers eux-mêmes qui doivent les actualiser.  Deuxièmement, le délais de réponse des conférenciers est variable. Alors que certains conférenciers répondent rapidement aux demandes, d’autres peuvent laisser passer plusieurs jours, voir semaines avant de voir votre message et vous répondre. En effet, certaines plateformes n’ont pas d’alertes emails automatiques qui informent les conférenciers des demandes clients. Aussi, certains conférenciers ne consultent pas leurs e-mails fréquemment, et mettront beaucoup plus de temps à vous répondre.

D’autres agences de conférenciers en revanche ne permettent pas de contacter par message les conférenciers, cependant ils le font pour vous en un temps record et vous permettent d’avoir un retour en quelques heures seulement. Enfin, si vous ne savez pas comment choisir un conférencier vous risquez de passer un temps incalculable à consulter des profils sans trop savoir lequel choisir.

Ce qui nous mène à la deuxième question à se poser…

2-Ais-je besoin de conseils pour choisir un conférencier?

choisir une agence de conférenciersCertains clients ayant déjà organisé de nombreuses conférences savent le type de profil qui leur convient, et ne souhaitent pas de conseil. Dans ce cas, s’organiser seul en utilisant certaines plateformes de conférenciers automatisées peut être pertinent. Cependant si vous n’avez pas organisé au moins une dizaine de conférences, difficile de faire un choix pertinent sans aucuns conseils. Dans ce cas de figure, les agences digitales automatisées vous laissent souvent seul(e) face à un catalogue de personnalités, et les joindre pour se faire aider sera compliqué voire impossible chez certaines.

D’autres agences ont une approche du conseil client différente qui favorise la prise de contact par téléphone, skype, ou en face à face, en vue de mieux comprendre les enjeux et objectifs des clients et les aider de manière efficace dans leur recherche.

En fonction de votre expérience sur l’organisation de conférence testez donc la capacité des agences de conférenciers à répondre au téléphone ou à vos e-mails par exemple afin de vous faire une idée sur leur disponibilité pour vous guider.
Avoir quelqu’un qui vous aide dans cette démarche sera toujours appréciable, cependant cela nous mène à la question suivante à se poser…

3-Les agences de conférenciers ont-elles toutes la même qualité de conseil? 

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Alors que certaines agences de conférenciers prennent leur mission de conseil très au sérieux avec pour objectif la réussite de la conférence du client, d’autres beaucoup moins. Pour les différencier plusieurs éléments peuvent vous mettre la puce à l’oreille.

Premièrement : Est-ce que l’agence vous pose des questions à propos de votre évènement ?

En effet, pour bien conseiller il faut tout d’abord de bien comprendre les objectifs, enjeux, et contexte d’une conférence. Certaines agences vont donc vous poser beaucoup de questions à propos de votre évènement, alors que d’autres très peu. Chez WeChamp nous avons l’habitude de dire « No question, no interest… »

Cela se remarque particulièrement lorsque vous consultez une agence sur une personnalité en particulier.  Même si vous avez déjà en tête un conférencier pour votre évènement, une “bonne agence” challengera toujours ce choix en tentant de comprendre ce qui le motive. En effet, il n’est pas rare de se tromper en basant son choix de conférencier sur des motivations personnelles. Exemple : “j’aime énormément ce rugbymen car il m’a fait rêver lorsque j’étais plus jeune, donc je le fais intervenir en conférence !”.  Cependant ce profil ne sera pas forcement cohérent avec l’objectif de la conférence, ou ne parlera peut-être pas à l’équipe car celle-ci est plus portée sur la course à pied, ou le Football.

Prenez-donc le temps de voir si l’agence vous pose des questions. Plus elle vous en posera, plus vous pourrez être rassuré à propos de sa capacité à bien vous conseiller.

 Deuxièmement : Quels types de propositions recevez-vous de la part de l’agence ?

conseils agences de conferenciers

Les agences de conférenciers vont ensuite vous faire des propositions. Le fond et la forme de ces propositions sont aussi de bons indicateurs sur leur envie/capacité à vous conseiller. En effet, certaines agences vous enverront un simple mail avec le nom des intervenants, leurs prix, et les conditions de paiement, sans aucuns détails. Ces propositions s’apparentent plus à de l’envoi de CGV que du conseil, mais cela arrive.

D’autres en revanche, vous aideront en vous remettant un document sur mesure rappelant vos éléments de contexte, ainsi qu’une présentation détaillée de chaque conférencier expliquant pourquoi chacun d’entre eux est pertinent pour votre évènement d’entreprise.

Regardez-donc aussi le fond ainsi que la forme des propositions d’agences pour vous faire une idée des conseils qui sont délivrés.

4-Conclusion

Les agences de conférenciers sont de plus en plus en nombreuses, cependant elles ont des modes de fonctionnement ainsi que des niveaux de conseils variables qui vous conviendront plus ou moins en fonction de vos besoins et de votre expérience. Cependant une autre notion est importante afin de choisir,  celle du coût d’une agence de conférenciers .

En savoir plus sur le coût d’une agence de conférenciers.

2019-09-02T14:12:35+00:00